Hinweise zum neuen Beihilfeverfahren

Bitte reichen Sie ab dem 01.06.2011 keine Originalbelege mehr ein, da die Belege zur Bearbeitung elektronisch erfasst und anschließend nicht mehr zurückgegeben werden. Für die Beantragung der Beihilfe reicht die Vorlage von Duplikaten, Kopien oder Zweitschriften aus.

Nachstehend erhalten Sie weitere Informationen zum neuen Beihilfeverfahren.

 

 

Belege

Bekomme ich die eingereichten Belege nach der Bearbeitung zurück?

Nein. Für die Beihilfebearbeitung werden die eingereichten Belege gescannt. Die weitere Bearbeitung erfolgt ausschließlich anhand der digitalisierten Daten. Aus technischen und organisatorischen Gründen ist eine Rücksendung der eingereichten Belege nicht möglich. Bitte fügen Sie deshalb auch keine Rückumschläge bei.
Nach § 96 Abs. 2 S. 2, Abs. 3 Landesbeamtengesetz ist es zulässig, im Falle der elektronischen Speicherung der Belege auf deren Rücksendung zu verzichten. Die eingereichten Belege werden unverzüglich vernichtet, wenn sie für die Beihilfebearbeitung nicht mehr benötigt werden. Gleichzeitig werden die elektronisch gespeicherten Daten gesperrt und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gelöscht.

Muss ich dem Beihilfeantrag Originale oder Kopien beifügen?

Bitte reichen Sie keine Originalbelege mehr ein. Für die Beantragung der Beihilfe reicht die Vorlage von Duplikaten, Kopien oder Zweitschriften aus.
In den meisten Fällen bekommen Sie ein Rechnungsoriginal und ein Duplikat. Bei Belegen, die Sie nur in einfacher Ausfertigung erhalten, reichen Sie bitte Kopien in möglichst hoher Qualität ein (besser weißes Papier und kein graues Umweltpapier). Kopieren Sie bitte nur einen Beleg (z.B. Rezept) auf ein Blatt. Bitte kopieren Sie auch die Rückseite des Beleges, falls diese Angaben enthält.            

Wie werde ich informiert, wenn Aufwendungen nicht  oder nicht im vollen Umfang beihilfefähig sind?

Kürzungen werden wie bisher im Beihilfebescheid erläutert. Falls Aufwendungen nicht in voller Höhe als beihilfefähig anerkannt werden, erhalten Sie einen Ausdruck dieses Beleges zusammen mit dem Beihilfebescheid zurück. Somit können Sie evtl. Kürzungen nachvollziehen.

Werden mir die Kosten für Kopien erstattet?

Die Kosten für die Anfertigung von Kopien werden nicht erstattet. In aller Regel ist eine gesonderte  Anfertigung von Kopien auch nicht notwendig, da Arztrechungen etc. Ihnen grundsätzlich bereits zweifach zugehen. Bei Rezepten sind die Apotheken in aller Regel bereit, Ihnen kostenlos Kopien zu erstellen.

Sollte ich Kopien für die eigenen Unterlagen anfertigen?

Es bleibt Ihrer Entscheidung vorbehalten, für die eigenen Unterlagen Kopien der eingereichten Belege anzufertigen.

Kann ich zu einem bereits eingereichten Antrag noch weitere Belege nachreichen?

Nein. Für einen Beleg, der ohne Antrag eingereicht oder nachgereicht wird, liegt keine Antragstellung nach der Beihilfenverordnung (BVO) vor. Wir bitten daher um Verständnis, dass nachgereichte Belege unbearbeitet zurückgegeben werden müssen. Sie können diese selbstverständlich mit einem neuen Beihilfenantrag geltend machen. Eine Mindestantragsgrenze gibt es nicht mehr. 

 

Antragsformular

Woher bekomme ich meine Antragsformulare?

Mit dem Beihilfebescheid wird Ihnen ein vorausgefüllter  „Vereinfachter Antrag auf Beihilfe“ zugesandt.

Für das neue Verfahren sollen ausschließlich die neuen für die digitale Bearbeitung optimierten Beihilfeanträge verwendet werden. Die Antragsformulare können Sie auch von der Internetseite der ZBV  – wie auch alle übrigen Vordrucke –  herunterladen. Sie finden diese hier.
Dieser  „Vereinfachte Antrag auf Beihilfe“ soll immer dann verwendet werden, wenn sich gegenüber dem vorherigen Antrag bei Ihnen oder Ihren berücksichtigungsfähigen Angehörigen keine Änderungen der Personenstammdaten (z.B. Kontoverbindung, Adresse, Kinder, Versicherungsschutz usw.) ergeben haben. Dies wird Ihren Aufwand reduzieren.

Was passiert, wenn ich das alte Antragsformular verwende?

Sofern Sie noch ein altes Antragsformular verwenden, müssen Sie mit einer längeren Bearbeitungsdauer rechnen.

 

Antragsweg

Wohin muss ich meinen Antrag schicken?

Alle Anträge, Belege und sonstigen Schriftverkehr in Beihilfeangelegenheiten adressieren Sie bitte ab 01.06.2011 an die:  

OFD Koblenz – ZBV
- Beihilfestelle -
Postfach 10 04 32
56034 Koblenz            
                                                  
Diese Postanschrift ist auf den neuen Formularen bereits eingetragen

Kann ich meinen Antrag persönlich abgeben?

Sie können Ihren Antrag weiterhin auch persönlich bei der Beihilfestelle der ZBV in Koblenz abgeben. Eine sofortige Bearbeitung ist jedoch nicht mehr möglich, da der Antrag und die Belege zuvor gescannt werden müssen.
Auch eine persönliche Abgabe Ihres Antrages bei der Beihilfestelle in Neustadt ist weiterhin möglich, wobei sich die Bearbeitungszeit durch die Weiterleitung des Antrages an die Scanstelle in Koblenz verlängert.
Bitte haben Sie hierfür Verständnis.

Kann ich meinen Beihilfeantrag per Dienstpost einreichen?

Ja.

Kann ich den Antrag per E-Mail versenden?

Nein. Die Antragstellung per E-Mail ist nicht möglich, da der Antrag nur mit Ihrer Unterschrift entgegengenommen wird. 

Ist der Versand des Beihilfeantrages und der Belege per Fax möglich?

Nein. Wegen der schlechten Übertragungsqualität können per Fax übermittelte Beihilfeanträge und Belege nicht entgegengenommen werden.

 

Wichtige Hinweise

Soll ich die Belege an den Antrag heften, klammern oder in eine Klarsichthülle stecken?

Nein. Um die Beihilfeanträge und die dazugehörigen Belege bearbeiten zu können, müssen sie einzeln vom Scanner eingezogen werden. Bitte verzichten Sie daher darauf, die Belege an den Antrag zu klammern, zu kleben oder zu heften. Auch das Eintüten (z.B. in eine Klarsichtfolie) bedeutet für die Scanvorbereitung einen zusätzlichen manuellen Arbeitsschritt. Der Arbeitsablauf ist so gestaltet, dass erst unmittelbar vor dem Scannen der Antrag und die Belege aus dem Briefumschlag entnommen werden. Dadurch ist sichergestellt, dass in der Scanstelle keine Belege verloren gehen.

 

Allgemeine Fragen

Was geschieht mit beihilfefremden Zusendungen?

Bitte fügen Sie den Umschlägen mit Post für die Beihilfestelle niemals Unterlagen für andere dienstliche Angelegenheiten, wie z.B. Versorgungsangelegenheiten, Mitteilungen für die Besoldung oder Kindergeld, bei.
Solche Unterlagen werden nicht immer sofort als beihilfefremde Zusendungen erkannt. Eine zeitnahe Bearbeitung ist damit nicht sichergestellt.

Welche Vorteile habe ich durch das neue Verfahren?

Die bisher geforderte Zusammenstellung der Aufwendungen ist künftig nicht mehr notwendig. Alle relevanten Daten werden von den Rechnungsbelegen ausgelesen.
Durch die digitale Verarbeitung soll eine kurze Bearbeitungsdauer auch in Zeiten erhöhten Antragsaufkommens erreicht werden. Dies gilt natürlich nur, wenn der Antrag vollständig eingereicht wurde und abschließend bearbeitet werden kann.
Bei Rückfragen oder Widersprüchen müssen die Rechnungskopien in aller Regel nicht mehr angefordert werden. Dies trägt zu einer Verkürzung der Bearbeitungszeit bei.
Für ab dem 01.06.2011 eingereichte Anträge entfällt für den Antragsteller die bisherige Belegaufbewahrungspflicht von fünf Jahren. 

An wen kann ich mich bei inhaltlichen Fragen wenden?

Bei Fragen in Beihilfeangelegenheiten wenden Sie sich bitte wie bisher an die Beihilfe-Informations-Stelle (BIS). Sie erreichen diese unter der zentralen

• Telefonnummer: 0261 /4933 – 81000
• Fax: 0261 / 4933 - 81500 (nur Beihilfe)
  
• E-Mail: BIS@zbv-ko.fin-rlp.de (nur Beihilfe).

Telefonisch erreichbar ist die BIS von Montag bis Donnerstag in der Zeit von 08:00 bis 12:00 Uhr und 13:00 bis 16:00 Uhr. Am Freitag erreichen Sie die BIS in der Zeit von 08:00 bis 13:00 Uhr.
Damit Ihre Anfrage bearbeitet werden kann, geben Sie bitte bei Telefonaten und im Schriftverkehr unbedingt Ihre achtstellige Personalnummer an.

Erhalte ich noch einen Beihilfebescheid in Papierform?

Ja. Nach der elektronischen Bearbeitung wird der Beihilfebescheid ausgedruckt und Ihnen zugesandt. Gleichzeitig wird die Überweisung des Erstattungsbetrages eingeleitet. Kürzungen werden wie bisher im Bescheid erläutert. Falls Aufwendungen nicht in voller Höhe als beihilfefähig anerkannt werden, erhalten Sie einen Ausdruck dieses Beleges zusammen mit dem Beihilfebescheid zurück. Somit können Sie evtl. Kürzungen nachvollziehen. Mit dem Beihilfebescheid erhalten Sie einen vorausgefüllten  „Vereinfachten Antrag auf Beihilfe“. Aus technischen Gründen kann es vorkommen, dass der Beihilfebescheid nebst Anlagen auf mehrere Postsendungen verteilt werden muss.

 

Rechtliche Zulässigkeit des neuen Verfahrens

Ist es rechtlich zulässig, dass die eingereichten Belege nicht mehr zurückgesandt werden?

Ja. Nach § 96 Abs. 2 S. 2, Abs. 3 Landesbeamtengesetz erfolgt im Falle der elektronischen Speicherung der Belege keine Rücksendung mehr. Die eingereichten Belege werden unverzüglich vernichtet, wenn sie für die Beihilfebearbeitung nicht mehr benötigt werden. Gleichzeitig werden die elektronisch gespeicherten Daten gesperrt und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gelöscht.
Falls Aufwendungen nicht in voller Höhe als beihilfefähig anerkannt werden, erhalten Sie jedoch einen Ausdruck dieses Beleges zusammen mit dem Beihilfebescheid zurück. Somit können Sie evtl. Kürzungen nachvollziehen.

Informationsschreiben zur Einführung des neuen Verfahrens vom 20.05.2011

Die Beihilfeberechtigten wurden mit folgendem Schreiben vom 20.05.2011 über die Einführung des neuen Verfahrens informiert. Das Schreiben finden Sie hier.